Goedkeuringen
Tip
Dit tabblad is enkel zichtbaar voor erkende zorgverleners, geregistreerd bij het RIZIV.
Op dit tabblad in het dossier van een patiënt beheert u de mutualiteitsgoedkeuringen die de behandeling van deze patiënt toelaten.
Sophia werkt hier op twee mogelijke manieren, afhankelijk van of eAgreement actief is voor deze patiënt.
Zonder eAgreement
Opgelet
Vanaf januari 2027 is deze werkwijze niet meer mogelijk: goedkeuringen zullen dan enkel nog via eAgreement kunnen aangevraagd worden. Is eAgreement nog niet actief voor uw patiënten? Schakel dit dan tijdig in bij Basisgegevens.
Is eAgreement niet actief? Dan ziet u een eenvoudig invulformulier met vier blokken, één per type goedkeuring:
- E pathologie
- Fa pathologie
- Fb pathologie
- Pathologische situatie
Elk blok heeft dezelfde velden: een startdatum, een einddatum, een beschrijving, en een teller die het aantal gebruikte sessies toont. Wijzigingen worden automatisch bewaard.
Met eAgreement
Is eAgreement actief voor deze patiënt (zie het tabblad Basisgegevens)? Dan ziet u in de plaats een volledige tabel met alle eAgreement aanvragen, rechtstreeks opgehaald bij het RIZIV.
Voordat u kan starten
Sophia moet eerst twee zaken kunnen vaststellen:
- Een zorgrelatie met de patiënt. Heeft de patiënt geen rijksregisternummer? Vul dit eerst aan bij Basisgegevens. Is er nog geen zorgrelatie gevonden? Dan vraagt Sophia om het kaartnummer van de eID (of ISI+ kaart, indien van toepassing) van de patiënt in te vullen, en klikt u op Zorgrelatie aanmaken.
- Een geslacht voor de patiënt. Ontbreekt dit? Vul het aan bij Basisgegevens, of haal eerst de eHealth Gegevens van het lid op: het geslacht wordt dan automatisch ingevuld.
Zijn beide in orde? Dan verschijnt de tabel met goedkeuringen, en werkt Sophia deze automatisch bij zodra u het tabblad opent.
De drie knoppen bovenaan
- Aanvragen: opent het formulier om een nieuwe eAgreement aan te vragen. Zie Een eAgreement aanvragen hieronder.
- Consulteren: vraagt de actuele status van alle goedkeuringen op bij het RIZIV. Dit gebeurt op de achtergrond en kan even duren, u herkent dit aan een klein draaiend icoontje naast de knop.
- Berichten ophalen: haalt nieuwe berichten op van het RIZIV over deze patiënt.
Tip
Deze drie knoppen tonen geen apart bericht van gelukt of mislukt. Wacht tot het draaiende icoontje verdwijnt, en controleer daarna de tabel.
De tabel lezen
Per aanvraag ziet u onder andere: de aanvrager, de pathologiecode, een referentienummer, de aanmaakdatum, de start en einddatum, of de aanvraag afgesloten is, een teller, of ze gekoppeld is aan een voorschrift, de status, en eventuele berichten.
Gekoppeld aan een voorschrift: een groen icoontje betekent dat de goedkeuring gekoppeld is aan een voorschrift. Klik op dit icoontje om de koppeling te verwijderen (na een bevestiging). Een grijs icoontje betekent dat er geen koppeling is. Een goedkeuring rechtstreeks aan een voorschrift koppelen kan enkel bij het aanmaken van de aanvraag zelf, niet achteraf.
Status: een groen vinkje betekent akkoord, een rood kruisje een weigering, een oranje klokje betekent dat de aanvraag nog in behandeling is, en een oranje vraagteken betekent dat er meer informatie gevraagd wordt.
Berichten: klik op het envelop icoontje om alle berichten voor die specifieke aanvraag te bekijken, met tijdstip en uitleg. Bij een weigering vindt u hier de volledige, leesbare reden.
Onmiddellijk akkoord of eerst in behandeling?
Of een aanvraag meteen op "akkoord" springt, of eerst een tijd "in behandeling" blijft staan, bepaalt het RIZIV zelf. Sophia heeft hier geen invloed op.
- Courante behandelingen: eenvoudige aanvragen die aan alle voorwaarden voldoen, bijvoorbeeld de verlenging van een lopende, courante behandeling, worden door het RIZIV meestal automatisch en onmiddellijk verwerkt.
- Niet courante behandelingen: een aanvraag voor Fa pathologie, Fb pathologie, of een nieuwe pathologische situatie wordt manueel beoordeeld door de adviserend geneesheer van de mutualiteit. Dit kan enkele dagen tot enkele weken duren. Zolang dit loopt, toont de status het oranje klokje "in behandeling".
Opgelet
Vraagt het RIZIV bijkomende informatie op (oranje vraagteken), en reageert u hier niet op? Na 6 maanden zonder antwoord wordt de aanvraag automatisch geweigerd.
Acties per aanvraag
Afhankelijk van de status kan u:
- Verlengen: een nieuwe aanvraag indienen die verwijst naar een goedgekeurde aanvraag.
- Argumenteren: bijkomende informatie aanleveren wanneer het RIZIV hierom vraagt.
- Vervolledigen: een goedgekeurde aanvraag afronden.
- Annuleren: enkel mogelijk voor de zorgverlener die de aanvraag oorspronkelijk indiende. Dit gebeurt onmiddellijk, zonder bevestiging.
Een eAgreement aanvragen
Klik op Aanvragen (of Verlengen, Argumenteren of Vervolledigen) om het formulier te openen.
- Kies het voorschrift. Sophia vult daarna automatisch een aantal velden in, zoals het aantal sessies en de begindatum, gebaseerd op dit voorschrift.
- Kies de pathologiecode. Enkel codes die passen bij het gekozen voorschrift worden getoond.
- Controleer het aantal sessies, de datum van de aandoening en de begindatum van het akkoord.
- Voeg minstens één bijlage toe: een scan van het voorschrift is verplicht. Kies het type bijlage, kies het document, en klik op Bijlage toevoegen. Heeft u het document nog niet in Sophia? Upload het dan eerst via Nieuw bestand opladen. Mogelijke types zijn: Voorschrift, Vorig voorschrift, Functioneel rapport, Medisch rapport, Rapport kinesist, Rechtvaardiging CRA, Protocol scoliosis, Rapport reumatologie, Protocol radiologie, en Resultaten MEVS. Welke bijlage precies gevraagd of nuttig is, hangt af van de pathologie en de situatie.
- Vul eventueel extra info aan, en koppel indien nodig een vorig voorschrift met zijn eigen bijlagen.
- Klik op de knop onderaan om de aanvraag te versturen.
Opgelet
Zonder minstens één bijlage (het voorschrift) kan u de aanvraag niet versturen. De knop blijft dan uitgeschakeld.
Tip
Ook hier krijgt u geen apart bericht van gelukt of mislukt. Sluit het venster, en controleer de tabel om te zien of uw aanvraag verschijnt.
Mogelijke foutmeldingen
Wordt een aanvraag geweigerd, of vraagt het RIZIV bijkomende informatie? Dan toont Sophia de exacte, leesbare reden bij de berichten van die aanvraag (zie Berichten hierboven). Enkele veelvoorkomende redenen:
Bij een weigering:
- Het voorschrift is ouder dan 2 maanden.
- Er loopt al een akkoord voor dezelfde (of een gelijkaardige) pathologie.
- De patiënt voldoet niet aan een leeftijdsvoorwaarde die aan de pathologie verbonden is.
- De aandoening staat niet op de lijst van erkende zware pathologieën.
- De informatie in de bijlagen komt niet overeen met de informatie in de aanvraag.
Bij een vraag om bijkomende informatie:
- Een bijlage mist een handtekening of een datum.
- Het RIZIV vraagt een actueel en gedetailleerd medisch verslag, of een functionele beoordeling.
- Het RIZIV vraagt een specifiek protocol, bijvoorbeeld bij scoliose (met de kromingshoek) of bij lymfoedeem (met de perimetrie).
Tip
Dit zijn slechts voorbeelden. Het RIZIV kan ook andere, meer specifieke redenen doorgeven, afhankelijk van de pathologie.