Digitaal attesteren
Sophia biedt twee manieren om een behandeling elektronisch te bewijzen aan het ziekenfonds: eAttest en eFact. Bijna elke nieuwe gebruiker verwart deze twee de eerste keer. Deze gids legt helemaal van nul uit wat elk van beide is, wanneer u welke gebruikt, en hoe u ze, stap voor stap, effectief gebruikt.
Eerst het basisidee: waarom bestaat dit?
Wanneer u een patiënt behandelt, komt het ziekenfonds (de mutualiteit) gedeeltelijk of volledig tussen in de kostprijs. Om dat te mogen doen, heeft het ziekenfonds een bewijs nodig dat de behandeling ook echt plaatsvond. Dat bewijs heet een getuigschrift.
Vroeger drukte u dit getuigschrift af op papier. Met Sophia gebeurt dit nu digitaal, via eHealth: het beveiligde systeem waarmee zorgverleners en ziekenfondsen met elkaar communiceren.
Er zijn twee digitale manieren om dit te doen, afhankelijk van wie u betaalt:
- eAttest: de patiënt betaalt u zelf het volledige bedrag. Sophia stuurt enkel het bewijs naar het ziekenfonds, zodat de patiënt dit niet zelf moet doen.
- eFact: de patiënt betaalt u niet het volledige bedrag, maar enkel het klein overblijvend deel, het remgeld. Het ziekenfonds betaalt de rest rechtstreeks aan u. Dit heet een regeling derdebetaler.
Welke van de twee heeft u nodig?
Stel uzelf deze ene vraag: betaalt de patiënt u het volledige bedrag, of enkel het remgeld?
- Volledige bedrag → gebruik eAttest.
- Enkel remgeld → gebruik eFact.
Twijfelt u nog? Voor de meeste patiënten, zonder speciale afspraak, gebruikt u eAttest. eFact gebruikt u enkel wanneer u vooraf met de patiënt, of om wettelijke redenen zoals een verhoogde tegemoetkoming, een regeling derdebetaler heeft afgesproken.
eAttest: stap voor stap
Stap 1: open de afspraak
Ga naar de Kalender, en klik op de afspraak van vandaag met de patiënt die u wil attesteren.
Stap 2: klik op "Attesteren"
Op de afspraak zelf ziet u een knop Attesteren. Klik hierop om het attesteervenster te openen.
Stap 3: controleer de eAgreement referentie
Heeft deze patiënt een lopend eAgreement (zie Een eAgreement aanvragen)? Dan kiest Sophia meestal automatisch de juiste referentie. Controleer dit toch even voor u verdergaat: staat de juiste behandeling geselecteerd?
Stap 4: voeg eventueel eerdere afspraken toe
Heeft de patiënt nog eerdere afspraken die u nog niet attesteerde? Voeg die hier toe, zodat ze allemaal in één keer verstuurd worden, in plaats van apart.
Stap 5: verstuur
Klik op de knop eAttest onderaan het venster.
Wat gebeurt er daarna?
- Lukt het versturen? Dan krijgt u een getuigschriftnummer te zien. Dat getuigschrift verschijnt automatisch in het overzicht op het tabblad Getuigschriften. Meer moet u niet doen: de patiënt hoeft zelf niets te ondernemen.
- Lukt het niet? Sophia toont geen apart bericht van gelukt of mislukt, enkel het al dan niet verschijnen van een getuigschriftnummer. Verschijnt er geen nummer? Dan is er meestal een probleem met uw eHealth certificaat. Zie Het eHealth certificaat koppelen om dit te controleren.
eFact: stap voor stap
eFact werkt helemaal anders dan eAttest: u vraagt hier niet de terugbetaling van één patiënt aan, maar van meerdere patiënten tegelijk, gebundeld per ziekenfonds, vanuit een apart scherm en dus niet vanuit de afspraak zelf.
Stap 1: open het eFact scherm
Ga naar eFact in het hoofdmenu, bovenaan Sophia.
Stap 2: begin een nieuwe aanvraag
Klik op eFact aanmaken.
Stap 3: kies de periode
Kies de periode waarvoor u een terugbetaling wil aanvragen, bijvoorbeeld de afgelopen maand.
Stap 4: filter eventueel
Vink Alleen patiënten met regeling derdebetalers aan als u enkel deze patiënten wil zien. Dit is optioneel, maar maakt de lijst overzichtelijker.
Stap 5: kies één mutualiteit
Kies één specifieke mutualiteit uit de lijst. Sophia toont daarna enkel de afspraken van patiënten die bij dit ene ziekenfonds aangesloten zijn: u kan geen ziekenfondsen combineren binnen dezelfde eFact.
Stap 6: kies welke afspraken u meestuurt
Sophia toont een tabel met alle afspraken die in aanmerking komen. Vink per rij aan welke u effectief wil meesturen.
Tip
Heeft een afspraak een fout, bijvoorbeeld een ontbrekend gegeven? Dan vinkt Sophia deze rij automatisch uit, zodat u ze niet per ongeluk meestuurt.
Stap 7: vul het factuurnummer in
Geef deze eFact een eigen factuurnummer.
Stap 8: verstuur
Klik op eFact aanmaken om de aanvraag definitief te versturen.
Opgelet
U kan maar één eFact per mutualiteit per dag aanmaken. Wil u toch een tweede aanvraag voor hetzelfde ziekenfonds versturen? Dan moet u wachten tot de volgende dag. Ontbreekt er iets essentieels in uw profiel, zoals uw IBAN, BIC, telefoonnummer of ondernemingsnummer? Dan kan u helemaal geen eFact versturen: vul dit eerst aan bij Profiel.
De status van uw eFact opvolgen
Na het versturen ziet u uw eFact terug in het overzicht, met een status:
- Verzonden: net ingediend, nog geen reactie van het ziekenfonds.
- In behandeling: het ziekenfonds verwerkt de aanvraag nog.
- Aanvaard: volledig goedgekeurd. Het ziekenfonds betaalt binnenkort.
- Deels goedgekeurd: een deel van de afspraken is aanvaard, een ander deel geweigerd.
- Verworpen of Geweigerd: het ziekenfonds heeft de aanvraag afgekeurd.
Klik op Berichten eFact ophalen om de recentste updates van het ziekenfonds op te vragen.
Wat als het ziekenfonds (een deel) weigert?
- Open de details van de eFact.
- Zoek de afspraak die geweigerd werd.
- Lees de reden die het ziekenfonds doorgeeft, bijvoorbeeld een foutieve nomenclatuurcode.
- Corrigeer het probleem, bijvoorbeeld bij het voorschrift of de afspraak zelf.
- Dien de betrokken afspraak opnieuw in via een nieuwe eFact.
Tip
Sophia heeft geen knop om enkel de geweigerde regel opnieuw te versturen: u moet dit dus altijd via een nieuwe eFact doen.
Veelgemaakte fouten
- eAttest gebruiken voor een patiënt met regeling derdebetaler: de patiënt betaalt dan foutief het volledige bedrag. Gebruik in dat geval eFact.
- Vergeten dat eFact maar één keer per mutualiteit per dag kan: u moet wachten tot de volgende dag voor een tweede aanvraag bij hetzelfde ziekenfonds.
- Een verlopen eHealth certificaat: hierdoor mislukken zowel eAttest als eFact, vaak zonder duidelijke melding.
- Denken dat een eFact automatisch opnieuw verstuurd wordt na een weigering: dit moet u altijd zelf, manueel, opnieuw doen.
Tip
Voor de volledige uitleg per module, inclusief de achtergrond, zie de gids Facturatiemodules.