Het werkschema instellen
Het werkschema bestaat uit twee lagen die op elkaar inwerken: schema's en periodes. Deze combinatie is voor veel gebruikers niet meteen duidelijk. Deze gids legt beide lagen helemaal apart uit, en toont daarna hoe u ze combineert.
De twee lagen, eenvoudig uitgelegd
Denk aan een schema als een kalenderblad: het bepaalt enkel vanaf en tot wanneer het geldig is, verder niets.
Denk aan een periode als wat u op dat kalenderblad invult: op welke uren van welke dag u werkt, pauzeert, enzovoort.
- Een schema is dus altijd een periode in de tijd, van maandag tot en met een zondag.
- Een periode is een blok binnen één dag van dat schema, bijvoorbeeld "9 tot 12 uur werkend".
U maakt dus altijd eerst een schema aan, en vult dat schema daarna, dag per dag, met periodes.
Stap voor stap een schema aanmaken
Stap 1: ga naar Werkschema
Klik op Instellingen, en daarna op Werkschema.
Stap 2: start een nieuw schema
Klik op Schema aanmaken.
Stap 3: kies de startdatum
Vul Geldig vanaf in. Dit moet altijd een maandag zijn: Sophia stelt standaard de eerstvolgende maandag voor.
Stap 4: kies de einddatum
Vul Geldig tot in. Dit moet altijd een zondag zijn. Weet u nog niet wanneer dit schema stopt? Laat dit veld dan gewoon leeg: u ziet dan "Onbepaald" verschijnen.
Stap 5: bevestig
Het schema wordt aangemaakt, maar begint volledig leeg: er zijn nog geen werkuren ingevuld. Dat doet u in de volgende stap.
Opgelet
Overlapt de periode van uw nieuwe schema met een schema dat al bestaat? Dan toont Sophia een foutmelding, met meteen ook een voorstel voor een geldige startdatum.
Stap voor stap periodes toevoegen
Elk schema toont de zeven dagen van de week, telkens leeg totdat u er iets aan toevoegt.
Stap 1: kies een dag
Klik op het plus icoon naast de dag waarvoor u een periode wil toevoegen.
Stap 2: geef de periode een label
Typ een vrije omschrijving, bijvoorbeeld "Consultaties" of "Middagpauze". Dit label is enkel voor uzelf, om periodes makkelijk te herkennen.
Stap 3: bepaal of dit een werkende periode is
Schakel Werkend in voor uren waarin u effectief beschikbaar bent voor afspraken. Schakel dit uit voor bijvoorbeeld een pauze of administratietijd: deze uren tonen dan niet als beschikbaar in de agenda.
Stap 4: vul de uren in
Geef het begin en einduur van deze periode op.
Stap 5: kies een kleur
Kies een kleur om deze periode visueel snel te herkennen in uw agenda.
Stap 6: herhaal voor elke dag
Herhaal stap 1 tot en met 5 voor elke dag waarop u wil werken. U kan op eenzelfde dag ook meerdere periodes na elkaar instellen, bijvoorbeeld een ochtend en avondperiode met een pauze ertussen.
Opgelet
Sophia controleert niet of periodes binnen dezelfde dag elkaar overlappen, en ook niet of het einduur wel degelijk na het beginuur ligt. Dit moet u zelf in de gaten houden.
Tip
Heeft u al eerder periodes aangemaakt? Dan ziet u bovenaan het formulier een lijst Recent gebruikt. Klik op zo'n voorstel om het label en de kleur meteen over te nemen, zodat u niet alles opnieuw moet typen. Deze lijst wordt bewaard op uw eigen toestel en browser, niet in uw Sophia account: op een ander toestel start u met een lege lijst.
Een schema of periode later aanpassen
- Schema bewerken: klik op het potlood icoon naast een schema. U kan hier enkel de begin en einddatum aanpassen, niet de periodes zelf.
- Schema verwijderen: klik op het prullenbak icoon. Sophia vraagt eerst een bevestiging, want dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
- Periode bewerken of verwijderen: gebruik de iconen naast die specifieke periode, binnen de dag waarin ze staat.
Tip
Sophia controleert enkel of uw schema's onderling overlappen. Een wijziging aan een schema of periode wordt niet vergeleken met afspraken die al geboekt staan: een conflict merkt u dus pas achteraf op, wanneer u de agenda bekijkt.
Veelgemaakte fouten
- Een startdatum kiezen die geen maandag is, of een einddatum die geen zondag is: Sophia aanvaardt dit niet.
- Periodes laten overlappen binnen dezelfde dag: Sophia waarschuwt hier niet voor, dus dubbel controleren blijft nodig.
- Een schema wijzigen zonder te controleren of er al afspraken in die periode staan: dit kan tot conflicten leiden die u pas later opmerkt.
Tip
Voor de volledige uitleg, inclusief alle details over bewerken en verwijderen, zie de gids Werkschema.