Een eAgreement aanvragen
Een eAgreement aanvragen is een van de meest uitgebreide formulieren in Sophia. Er zijn voorwaarden die u eerst moet vervullen, veel velden om in te vullen, en een verplichte bijlage. Deze gids legt het volledige proces uit, van nul, in kleine stappen.
Wat is een eAgreement eigenlijk?
Voor sommige behandelingen moet het ziekenfonds vooraf goedkeuring geven, voor de patiënt volledig terugbetaald kan worden. Vroeger gebeurde deze aanvraag op papier, rechtstreeks bij het RIZIV. Een eAgreement is de digitale versie van deze aanvraag: u vraagt de goedkeuring rechtstreeks vanuit Sophia aan, en de goedkeuring of weigering komt ook digitaal terug.
Voordat u kan starten: twee voorwaarden
Voor u kan starten, moet Sophia eerst twee zaken over de patiënt kunnen vaststellen. Ontbreekt één van deze twee, dan kan u geen eAgreement aanvragen.
Voorwaarde 1: een zorgrelatie
Dit is een digitale bevestiging dat u effectief deze patiënt behandelt.
- Heeft de patiënt geen rijksregisternummer ingevuld? Vul dit eerst aan bij Basisgegevens.
- Is er nog geen zorgrelatie gevonden? Vul dan het kaartnummer in van de eID (of ISI+ kaart) van de patiënt, en klik op Zorgrelatie aanmaken.
Voorwaarde 2: een geslacht
Sommige pathologiecodes zijn geslachtsafhankelijk, daarom heeft Sophia dit gegeven nodig.
- Ontbreekt dit? Vul het manueel aan bij Basisgegevens.
- Of haal eerst de eHealth Gegevens van het lid op: hierbij vult Sophia het geslacht automatisch in.
Zijn beide voorwaarden vervuld? Dan kan u verder naar het tabblad Goedkeuringen van de patiënt.
Het formulier invullen, stap voor stap
Stap 1: open het aanvraagformulier
Klik op Aanvragen op het tabblad Goedkeuringen.
Stap 2: kies het voorschrift
Kies uit de lijst het voorschrift waarvoor u een goedkeuring aanvraagt. Sophia vult daarna automatisch een aantal velden voor u in, zoals het aantal sessies en de begindatum, gebaseerd op dit voorschrift.
Stap 3: kies de pathologiecode
Sophia toont enkel de codes die passen bij het gekozen voorschrift, zodat u niet verkeerd kan kiezen.
Stap 4: controleer de vooraf ingevulde gegevens
Kijk het aantal sessies, de datum van de aandoening, en de begindatum van het akkoord na. Klopt hier iets niet, pas het dan zelf aan.
Stap 5: voeg een bijlage toe
Dit is een verplichte stap: zonder minstens één bijlage kan u niet verder.
- Kies het type bijlage. Een scan van het voorschrift is altijd verplicht. Andere mogelijke types zijn: Functioneel rapport, Medisch rapport, Rapport kinesist, Rechtvaardiging CRA, Protocol scoliosis, Rapport reumatologie, Protocol radiologie, en Resultaten MEVS.
- Kies het document uit de lijst.
- Klik op Bijlage toevoegen.
Heeft u het document nog niet in Sophia staan? Upload het dan eerst via Nieuw bestand opladen, en herhaal daarna stap 5.
Opgelet
Zonder minstens één bijlage blijft de verstuurknop uitgeschakeld: u kan het formulier dan niet afsluiten.
Stap 6: vul optionele informatie aan
Heeft u nog extra uitleg nodig, of een vorig voorschrift dat relevant is? Vul dit hier aan. Dit is niet verplicht.
Stap 7: verstuur de aanvraag
Klik op de knop onderaan het formulier.
Tip
Sophia toont geen apart bericht van gelukt of mislukt. Sluit het venster, en controleer de tabel op het tabblad Goedkeuringen om te zien of uw aanvraag verschijnt.
Wat gebeurt er na het versturen?
Dit hangt af van het soort behandeling:
- Courante behandelingen, zoals de verlenging van een lopende, courante behandeling, verwerkt het RIZIV meestal automatisch en onmiddellijk. U ziet vrij snel een groen vinkje, wat akkoord betekent.
- Niet courante behandelingen, zoals Fa pathologie, Fb pathologie, of een volledig nieuwe pathologische situatie, worden manueel bekeken door de adviserend geneesheer van de mutualiteit. Dit kan enkele dagen tot enkele weken duren. Zolang dit loopt, toont Sophia een oranje klokje, wat "in behandeling" betekent.
Opgelet
Vraagt het RIZIV bijkomende informatie op, herkenbaar aan een oranje vraagteken, en reageert u hier niet op? Na 6 maanden zonder antwoord wordt de aanvraag automatisch geweigerd. Wacht dus niet te lang.
Een weigering begrijpen
Wordt uw aanvraag geweigerd? Klik op het envelop icoontje bij die aanvraag: hier vindt u de volledige, leesbare reden. Enkele veelvoorkomende redenen:
- Het voorschrift is ouder dan 2 maanden.
- Er loopt al een akkoord voor dezelfde, of een gelijkaardige, pathologie.
- De patiënt voldoet niet aan een leeftijdsvoorwaarde die aan de pathologie verbonden is.
- De aandoening staat niet op de lijst van erkende zware pathologieën.
Veelgemaakte fouten
- Een voorschrift gebruiken dat al ouder is dan 2 maanden: dit leidt bijna altijd tot een weigering.
- Vergeten een bijlage toe te voegen: zonder bijlage kan u het formulier niet versturen.
- Te lang wachten op een vraag om bijkomende informatie: na 6 maanden zonder antwoord volgt een automatische weigering.
Tip
Voor de volledige uitleg, inclusief alle mogelijke statussen en hoe u de tabel leest, zie de gids Goedkeuringen.