Demander un eAgreement
Demander un eAgreement est l'un des formulaires les plus complets de Sophia. Il y a des conditions à remplir d'abord, de nombreux champs à compléter, et une pièce jointe obligatoire. Ce guide explique le processus complet depuis le début, par petites étapes.
Que signifie un eAgreement, en réalité ?
Pour certains traitements, la mutualité doit donner son accord au préalable, avant que le patient puisse être intégralement remboursé. Autrefois, cette demande se faisait sur papier, directement auprès de l'INAMI. Un eAgreement est la version numérique de cette demande : vous demandez l'accord directement depuis Sophia, et l'accord ou le refus revient également par voie numérique.
Avant de pouvoir commencer : deux conditions
Avant de pouvoir commencer, Sophia doit d'abord établir deux choses à propos du patient. Il en manque une ? Vous ne pouvez alors pas demander d'eAgreement.
Condition 1 : une relation thérapeutique
Il s'agit d'une confirmation numérique que vous traitez effectivement ce patient.
- Le patient n'a pas de numéro national complété ? Complétez d'abord ce champ dans Données de base.
- Aucune relation n'a encore été trouvée ? Complétez le numéro de carte eID (ou le numéro de carte ISI+) du patient, et cliquez sur Créer une relation thérapeutique.
Condition 2 : un sexe
Certains codes pathologie dépendent du sexe, c'est pourquoi Sophia a besoin de cette donnée.
- Manquant ? Complétez ce champ manuellement dans Données de base.
- Ou récupérez d'abord les Données eHealth du membre : ceci complète le sexe automatiquement.
Les deux conditions sont remplies ? Allez alors à l'onglet Approbations du patient.
Compléter le formulaire, étape par étape
Étape 1 : ouvrez le formulaire de demande
Cliquez sur Demander dans l'onglet Approbations.
Étape 2 : choisissez l'ordonnance
Choisissez dans la liste l'ordonnance pour laquelle vous demandez une approbation. Sophia complète alors automatiquement plusieurs champs pour vous, comme le nombre de séances et la date de début, sur base de cette ordonnance.
Étape 3 : choisissez le code pathologie
Sophia n'affiche que les codes correspondant à l'ordonnance choisie, pour que vous ne puissiez pas vous tromper.
Étape 4 : vérifiez les champs pré remplis
Vérifiez le nombre de séances, la date de l'affection, et la date de début de l'accord. Si quelque chose ne va pas, corrigez ce champ vous même.
Étape 5 : ajoutez une pièce jointe
Ceci est une étape obligatoire : sans au moins une pièce jointe, vous ne pouvez pas continuer.
- Choisissez le type de pièce jointe. Un scan de l'ordonnance est toujours obligatoire. Les autres types possibles sont : Rapport fonctionnel, Rapport médical, Rapport kinésithérapeute, Justification CRA, Protocole scoliose, Rapport rhumatologie, Protocole radiologie, et Résultats MEVS.
- Choisissez le document dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter la pièce jointe.
Vous n'avez pas encore le document dans Sophia ? Téléversez d'abord ce document via Téléverser un nouveau fichier, puis répétez l'étape 5.
Attention
Sans au moins une pièce jointe, le bouton de soumission reste désactivé : vous ne pouvez alors pas fermer le formulaire.
Étape 6 : complétez les informations facultatives
Une explication supplémentaire est utile, ou une ordonnance précédente est pertinente ? Complétez cela ici. Ceci n'est pas obligatoire.
Étape 7 : soumettez la demande
Cliquez sur le bouton en bas du formulaire.
Astuce
Sophia n'affiche pas de message distinct de réussite ou d'échec. Fermez la fenêtre, et vérifiez le tableau de l'onglet Approbations pour voir si votre demande apparaît.
Ce qui se passe après l'envoi
Cela dépend du type de traitement :
- Les traitements courants, comme la prolongation d'un traitement courant déjà en cours, sont généralement traités automatiquement et immédiatement par l'INAMI. Vous voyez assez vite une coche verte, ce qui signifie accordé.
- Les traitements non courants, comme la pathologie Fa, la pathologie Fb, ou une situation pathologique entièrement nouvelle, sont examinés manuellement par le médecin conseil de la mutualité. Cela peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines. Pendant ce temps, Sophia affiche une horloge orange, ce qui signifie "en traitement".
Attention
L'INAMI demande des informations supplémentaires, reconnaissable à un point d'interrogation orange, et vous n'y répondez pas ? Après 6 mois sans réponse, la demande est automatiquement refusée. N'attendez donc pas trop longtemps.
Comprendre un refus
Votre demande est refusée ? Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de cette demande : vous y trouvez la raison complète et lisible. Quelques raisons courantes :
- L'ordonnance date de plus de 2 mois.
- Un accord est déjà en cours pour la même pathologie, ou une pathologie similaire.
- Le patient ne remplit pas une condition d'âge liée à la pathologie.
- L'affection ne figure pas sur la liste des pathologies graves reconnues.
Erreurs fréquentes
- Utiliser une ordonnance déjà âgée de plus de 2 mois : cela mène presque toujours à un refus.
- Oublier d'ajouter une pièce jointe : sans pièce jointe, vous ne pouvez pas soumettre le formulaire.
- Attendre trop longtemps pour répondre à une demande d'informations supplémentaires : après 6 mois sans réponse, un refus automatique suit.
Astuce
Pour l'explication complète, avec tous les statuts possibles et la lecture du tableau, consultez le guide Approbations.