Attester numériquement
Sophia propose deux façons de prouver électroniquement un traitement à la mutualité : eAttest et eFact. Presque chaque nouvel utilisateur confond les deux la première fois. Ce guide explique, entièrement depuis le début, ce qu'est chacun, quand utiliser lequel, et comment les utiliser effectivement, étape par étape.
D'abord l'idée de base : pourquoi cela existe ?
Quand vous traitez un patient, la mutualité intervient partiellement ou totalement dans le coût. Pour pouvoir le faire, la mutualité a besoin d'une preuve que le traitement a réellement eu lieu. Cette preuve s'appelle une attestation.
Autrefois, vous imprimiez cette attestation sur papier. Avec Sophia, cela se passe désormais numériquement, via eHealth : le système sécurisé que les prestataires de soins et les mutualités utilisent pour communiquer entre eux.
Il existe deux façons numériques de faire cela, selon qui vous paie :
- eAttest : le patient vous paie lui même le montant complet. Sophia envoie simplement la preuve à la mutualité, pour que le patient n'ait pas à le faire lui même.
- eFact : le patient ne vous paie pas le montant complet, mais uniquement la petite partie restante, le ticket modérateur. La mutualité vous paie le reste directement. On appelle cela une réglementation des tiers payants.
Lequel des deux choisir ?
Posez d'abord cette seule question : le patient vous paie le montant complet, ou seulement le ticket modérateur ?
- Montant complet → utilisez eAttest.
- Uniquement le ticket modérateur → utilisez eFact.
Vous hésitez encore ? Pour la plupart des patients, sans arrangement particulier, vous utilisez eAttest. Vous n'utilisez eFact que si vous avez convenu au préalable d'une réglementation des tiers payants avec le patient, ou pour des raisons légales comme un statut d'intervention majorée.
eAttest, étape par étape
Étape 1 : ouvrez le rendez-vous
Allez dans le Calendrier, et cliquez sur le rendez-vous du jour avec le patient que vous voulez attester.
Étape 2 : cliquez sur "Attester"
Sur le rendez-vous lui même, vous voyez un bouton Attester. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre d'attestation.
Étape 3 : vérifiez la référence eAgreement
Si ce patient a un eAgreement en cours (voir Demander un eAgreement), Sophia sélectionne alors généralement automatiquement la bonne référence. Vérifiez tout de même, avant de continuer, que le bon traitement est sélectionné.
Étape 4 : ajoutez éventuellement des rendez-vous antérieurs
Le patient a des rendez-vous antérieurs pas encore attestés ? Incluez ces rendez-vous ici, afin que tout soit envoyé ensemble en une seule fois, plutôt que séparément.
Étape 5 : envoyez
Cliquez sur le bouton eAttest en bas de la fenêtre.
Ce qui se passe ensuite
- L'envoi réussit ? Vous obtenez alors un numéro d'attestation. Cette attestation apparaît automatiquement dans l'aperçu de l'onglet Attestations. Vous n'avez rien d'autre à faire : le patient ne doit lui même entreprendre aucune démarche.
- L'envoi échoue ? Sophia n'affiche pas de message distinct de réussite ou d'échec, seulement le fait qu'un numéro d'attestation apparaisse ou non. Aucun numéro n'apparaît ? Il y a alors généralement un problème avec votre certificat eHealth. Voir Connecter le certificat eHealth pour vérifier cela.
eFact, étape par étape
eFact fonctionne de façon complètement différente d'eAttest : vous ne demandez pas ici le remboursement d'un seul patient, mais de plusieurs patients à la fois, groupés par mutualité, depuis un écran distinct, donc pas depuis le rendez-vous lui même.
Étape 1 : ouvrez l'écran eFact
Allez dans eFact dans le menu principal, en haut de Sophia.
Étape 2 : commencez une nouvelle demande
Cliquez sur Créer eFact.
Étape 3 : choisissez la période
Choisissez la période pour laquelle vous voulez demander un remboursement, par exemple le mois écoulé.
Étape 4 : filtrez si vous le souhaitez
Cochez Uniquement les patients avec réglementation des tiers payants si vous voulez uniquement voir ces patients. Ceci est facultatif, mais rend la liste plus claire.
Étape 5 : choisissez une seule mutualité
Choisissez une mutualité spécifique dans la liste. Sophia affiche alors uniquement les rendez-vous des patients affiliés à cette mutualité : vous ne pouvez pas combiner plusieurs mutualités dans le même eFact.
Étape 6 : choisissez les rendez-vous à inclure
Sophia affiche un tableau avec tous les rendez-vous éligibles. Cochez, ligne par ligne, ceux que vous voulez effectivement inclure.
Astuce
Un rendez-vous comporte une erreur, par exemple une donnée manquante ? Sophia décoche alors automatiquement cette ligne, pour que vous ne l'incluiez pas par erreur.
Étape 7 : complétez le numéro de facture
Donnez à cet eFact son propre numéro de facture.
Étape 8 : envoyez
Cliquez sur Créer eFact pour soumettre définitivement la demande.
Attention
Vous ne pouvez créer qu'un seul eFact par mutualité par jour. Vous voulez tout de même envoyer une deuxième demande pour la même mutualité ? Vous devez alors attendre le lendemain. Il manque quelque chose d'essentiel dans votre profil, comme votre IBAN, votre BIC, votre numéro de téléphone ou votre numéro d'entreprise ? Vous ne pouvez alors pas du tout envoyer d'eFact : complétez d'abord votre Profil.
Suivre le statut de votre eFact
Après l'envoi, vous retrouvez votre eFact dans l'aperçu, avec un statut :
- Envoyé : vient d'être soumis, pas encore de réponse de la mutualité.
- En traitement : la mutualité traite encore la demande.
- Accepté : entièrement approuvé. La mutualité paie bientôt.
- Partiellement approuvé : une partie des rendez-vous acceptée, une autre partie rejetée.
- Rejeté ou Refusé : la mutualité a refusé la demande.
Cliquez sur Récupérer les messages eFact pour demander les dernières mises à jour de la mutualité.
Que faire si la mutualité refuse en tout ou en partie ?
- Ouvrez les détails de l'eFact.
- Trouvez le rendez-vous qui a été rejeté.
- Lisez la raison communiquée par la mutualité, par exemple un numéro de nomenclature incorrect.
- Corrigez le problème, par exemple sur l'ordonnance ou sur le rendez-vous lui même.
- Soumettez à nouveau le rendez-vous concerné via un nouvel eFact.
Astuce
Sophia n'a pas de bouton pour renvoyer uniquement la ligne refusée : vous devez donc toujours passer par un nouvel eFact.
Erreurs fréquentes
- Utiliser eAttest pour un patient sous réglementation des tiers payants : le patient paie alors, à tort, le montant complet. Utilisez plutôt eFact dans ce cas.
- Oublier qu'eFact ne fonctionne qu'une fois par mutualité par jour : vous devez attendre le lendemain pour une deuxième demande à la même mutualité.
- Un certificat eHealth expiré : ceci fait échouer aussi bien eAttest qu'eFact, souvent sans message clair.
- Penser qu'un eFact est renvoyé automatiquement après un refus : vous devez toujours faire cela vous même, manuellement.
Astuce
Pour l'explication complète par module, avec le contexte, consultez Modules de facturation.