Configurer l'horaire de travail
L'horaire de travail se compose de deux niveaux qui fonctionnent ensemble : les horaires et les périodes. Cette combinaison n'est pas immédiatement claire pour de nombreux utilisateurs. Ce guide explique les deux niveaux entièrement séparément, puis montre comment les combiner.
Les deux niveaux, expliqués simplement
Pensez à un horaire comme à une feuille de calendrier : elle détermine uniquement à partir de quand et jusqu'à quand elle est valide, rien de plus.
Pensez à une période comme à ce que vous complétez sur cette feuille de calendrier : à quelles heures de quel jour vous travaillez, faites une pause, et ainsi de suite.
- Un horaire est donc toujours une période dans le temps, toujours du lundi au dimanche.
- Une période est un bloc au sein d'un jour de cet horaire, par exemple "9 à 12 heures travaillées".
Vous créez donc toujours d'abord un horaire, puis vous complétez cet horaire, jour par jour, avec des périodes.
Créer un horaire, étape par étape
Étape 1 : allez dans Horaire de travail
Cliquez sur Paramètres, puis sur Horaire de travail.
Étape 2 : démarrez un nouvel horaire
Cliquez sur Créer un horaire.
Étape 3 : choisissez la date de début
Complétez Valide à partir du. Ceci doit toujours être un lundi : Sophia propose le lundi suivant par défaut.
Étape 4 : choisissez la date de fin
Complétez Valide jusqu'au. Ceci doit toujours être un dimanche. Vous ne savez pas encore quand cet horaire se termine ? Laissez simplement ce champ vide : vous verrez alors "Indéfini" apparaître.
Étape 5 : confirmez
L'horaire est créé, mais commence entièrement vide : aucune heure de travail n'a encore été complétée. Vous ferez cela à l'étape suivante.
Attention
La période de votre nouvel horaire chevauche un horaire existant ? Sophia affiche alors un message d'erreur, avec en même temps une proposition de date de début valide.
Ajouter des périodes, étape par étape
Chaque horaire affiche les sept jours de la semaine, chacun vide jusqu'à ce que vous y ajoutiez quelque chose.
Étape 1 : choisissez un jour
Cliquez sur l'icône plus à côté du jour auquel vous voulez ajouter une période.
Étape 2 : donnez un libellé à la période
Saisissez une description libre, par exemple "Consultations" ou "Pause déjeuner". Ce libellé est uniquement pour vous, afin de reconnaître facilement les périodes.
Étape 3 : déterminez s'il s'agit d'une période travaillée
Activez En travail pour les heures où vous êtes réellement disponible pour des rendez-vous. Désactivez cette option pour, par exemple, une pause ou du temps administratif : ces heures n'apparaissent alors pas comme disponibles dans le calendrier.
Étape 4 : complétez les heures
Indiquez l'heure de début et de fin de cette période.
Étape 5 : choisissez une couleur
Choisissez une couleur pour reconnaître rapidement et visuellement cette période dans votre calendrier.
Étape 6 : répétez pour chaque jour
Répétez les étapes 1 à 5 pour chaque jour où vous voulez travailler. Vous pouvez aussi définir plusieurs périodes successives le même jour, par exemple une période le matin et une le soir, avec une pause entre les deux.
Attention
Sophia ne vérifie pas si des périodes au sein d'une même journée se chevauchent, ni si l'heure de fin suit réellement l'heure de début. Vous devez faire attention à cela vous même.
Astuce
Vous avez déjà créé des périodes auparavant ? Vous voyez alors une liste Récemment utilisés en haut du formulaire. Cliquez sur une de ces propositions pour reprendre immédiatement le libellé et la couleur, afin de ne pas devoir tout retaper. Cette liste est conservée sur votre propre appareil et navigateur, pas dans votre compte Sophia : sur un autre appareil, vous repartez avec une liste vide.
Modifier un horaire ou une période par la suite
- Modifier un horaire : cliquez sur l'icône crayon à côté d'un horaire. Vous ne pouvez ici ajuster que la date de début et de fin, pas les périodes elles mêmes.
- Supprimer un horaire : cliquez sur l'icône corbeille. Sophia demande d'abord une confirmation, car ceci ne peut pas être annulé.
- Modifier ou supprimer une période : utilisez les icônes à côté de cette période spécifique, au sein du jour où elle se trouve.
Astuce
Sophia vérifie uniquement si vos horaires se chevauchent entre eux. Une modification d'un horaire ou d'une période n'est pas comparée aux rendez-vous déjà réservés : vous ne remarquerez donc un conflit qu'après coup, en consultant le calendrier.
Erreurs fréquentes
- Choisir une date de début qui n'est pas un lundi, ou une date de fin qui n'est pas un dimanche : Sophia n'accepte pas cela.
- Laisser des périodes se chevaucher au sein d'une même journée : Sophia ne vous avertit pas de cela, une double vérification reste donc nécessaire.
- Modifier un horaire sans vérifier si des rendez-vous existent déjà dans cette période : cela peut mener à des conflits que vous ne remarquerez que plus tard.
Astuce
Pour l'explication complète, y compris tous les détails sur la modification et la suppression, consultez le guide Horaire de travail.